Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont choisi d’externaliser leur secrétariat, permettant ainsi de bénéficier de nombreux avantages. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles le secrétariat externalisé gagne en popularité et comment il peut aider votre entreprise à croître et à prospérer.
Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé consiste à confier la gestion administrative et l’accueil téléphonique de son entreprise à un prestataire externe. Cette pratique répond à plusieurs besoins et permet notamment de faire face à une surcharge de travail ponctuelle ou encore de pallier l’absence d’un(e) secrétaire salarié(e).
Les différents types de prestataires
Il existe plusieurs types de prestataires offrant des services de secrétariat externalisé :
- Les centres d’appels : ces structures proposent principalement des services de gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, ainsi que de prise de rendez-vous.
- Les entreprises spécialisées dans la gestion administrative : ces sociétés sont dédiées à la réalisation de diverses tâches administratives telles que la rédaction de courriers, le traitement de factures, la tenue de comptabilité, etc.
- Les indépendants ou freelances : certains secrétaires proposent leurs services en tant qu’indépendants, offrant ainsi une relation plus personnalisée et un accompagnement sur mesure.
Les avantages du secrétariat externalisé pour les entreprises
Gagner du temps et de la productivité
L’un des principaux atouts du secrétariat externalisé réside dans le gain de temps qu’il procure aux entreprises. En effet, en déléguant certaines tâches administratives à un prestataire externe, les dirigeants et collaborateurs peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et par conséquent améliorer leur productivité.
Réduire les coûts
L’autre grande raison pour laquelle les entreprises choisissent d’externaliser leur secrétariat est la réduction des coûts associés à cette fonction. Les frais liés à l’embauche d’un(e) secrétaire salarié(e) (salaire, charges sociales, formation, etc.) sont souvent importants et peuvent peser lourd dans le budget d’une entreprise.
Avec le secrétariat externalisé, les entreprises n’ont plus besoin d’investir dans du matériel ou des locaux dédiés à cette activité et ne payent que pour les heures effectivement travaillées. Cette solution permet donc de réaliser des économies substantielles sur le long terme.
Flexibilité et adaptabilité
Le secrétariat externalisé offre également une grande flexibilité aux entreprises, qui peuvent adapter les prestations fournies en fonction de leurs besoins et de leur activité. Ainsi, il est possible de recourir à ces services uniquement en période de surcharge de travail ou lors des vacances d’un(e) secrétaire salarié(e).
De plus, les prestataires spécialisés disposent généralement d’une large palette de compétences et peuvent ainsi proposer un service sur mesure, adapté aux spécificités de chaque entreprise.
Amélioration de l’image de marque de l’entreprise
Un autre avantage du secrétariat externalisé concerne l’image véhiculée par l’entreprise, notamment grâce à la qualité du service fourni. En effet, disposer d’un accueil téléphonique professionnel et efficace permet de renforcer la crédibilité de l’entreprise auprès de ses clients et partenaires.
Comment choisir son prestataire de secrétariat externalisé ?
Définir précisément ses besoins
Avant de sélectionner un prestataire, il est essentiel de bien cerner ses propres attentes et besoins en matière de secrétariat externalisé. Pour cela, il peut être utile de dresser une liste des tâches à déléguer, ainsi que des compétences requises pour les réaliser.
Comparer les offres
Il est également recommandé de comparer les différentes offres disponibles sur le marché en termes de prix, de services proposés et de modalités de collaboration. Demander plusieurs devis et échanger avec les prestataires permet de mieux connaître leurs méthodes de travail et d’appréhender leur réactivité.
Vérifier les références
Enfin, il peut être intéressant de se renseigner sur l’expérience du prestataire en question et de vérifier ses références auprès d’autres entreprises ayant déjà fait appel à ses services. Cela permet de s’assurer de la qualité du travail fourni et de la satisfaction des clients précédents.
En somme, le secrétariat externalisé présente de nombreux avantages pour les entreprises, qui peuvent ainsi gagner en temps, en productivité et en flexibilité tout en réduisant leurs coûts. Choisir le bon prestataire est donc un enjeu crucial pour profiter pleinement de cette solution innovante.