Organiser un évènement pour votre entreprise peut être stressant. Pour bien l’organiser, il est important de suivre certaines étapes.
Définir la stratégie de votre évènement
Tout d’abord, il vous faudra définir l’intérêt de votre évènement et à qui il s’adresse. Une fois que vous aurez établi ces éléments, ils vous serviront de guides tout au long de votre organisation.
S’agit-il d’un cocktail pour féliciter vos meilleurs collaborateurs ou d’une présentation de votre dernier produit à vos blogueurs favoris ? Les raisons peuvent être multiples. Il est important de bien mettre au clair l’objectif de votre manifestation.
Le choix d’un lieu et d’une date
Le choix du lieu de votre évènement est à faire en amont. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le lieu doit être choisi très en avance. Vous aurez déjà défini le nombre d’invités que vous pensez recevoir et leur provenance. Vous saurez ainsi quelle dimension de lieu prévoir ainsi que la zone géographique à cibler. Il est vivement conseillé de ne pas trop éloigner votre lieu de vos invités. Cela pourrait les démotiver. Votre lieu devra aussi représenter l’esprit de votre évènement. Pour cela, des agences évènementielles comme Rêvez d’ailleurs, vous propose des lieux insolites avec une âme.
Enfin, vous devrez définir une date pour ce grand jour. Cela vous permettra aussi de réserver votre lieu et ensuite tous vos prestataires. Veillez à bien prendre en considération les dates de vacances scolaires, les jours fériés, … Selon vos invités, cette recherche est primordiale.
Le contenu de l’évènement
Vous pouvez désormais réfléchir au déroulement de votre évènement. Le programme que vous aurez établi devra susciter l’envie pour que vos invités se déplacent. Concentrez votre évènement sur un seul thème pour ne pas vous éparpiller.
Sélection des prestataires et des détails logistiques
Ces éléments viennent peaufiner votre évènement. Vous aurez besoin de toutes les informations définies au préalable pour une meilleure gestion des prestataires et obtenir des devis précis.
La communication autour de votre évènement
Selon la nature de votre évènement, la communication autour de celui-ci devra être conséquente. En effet, plus votre manifestation aura une portée publique, plus la réflexion autour des axes de communication sera longue.
Vous devrez penser à une communication avant l’évènement, pendant et après celui-ci.